Kassa proqramını dəyişərkən əsas sual yeni ekranda məhsulu görməkdən daha genişdir: köhnə uçotla yeni uçotun başlanğıcı uyğun gəlirmi? Məhsul, anbar, qalıq, müştəri borcu və keçmiş sənədləri ayrı siyahılarla hazırlamaq nəzarəti asanlaşdırır.
1. Köçürüləcək məlumatın sərhədini müəyyənləşdirin
Bu proqramdakı məhsul importu məhsul kartı, qiymət və yeni məhsul üçün başlanğıc qalıq yaradır. Müştəri borcları, təchizatçı borcları, köhnə satışlar və əlavələr eyni CSV ilə avtomatik köçürülmür. Onlar üçün ayrıca razılaşdırılmış keçid və üzləşmə lazımdır.
Köhnə sistemin ixrac faylını tarixlə saxlayın. İşlək bazanı dəyişmədən əvvəl sınaq hesabında nümunə import aparın. Məhsul sayını, anbar sayını və istisnaları bir qeyd cədvəlinə yazın.
2. CSV-ni düzgün hazırlayın
İki sınaq məhsulu olan CSV nümunəsini yükləyin. Sütunların ardıcıllığı belədir: məhsul adı, SKU, barkod, kateqoriya, brend, alış qiyməti, pərakəndə qiymət, topdan qiymət, qalıq, minimum stok. Faylı CSV UTF-8 formatında saxlayın; nümunədə ayırıcı nöqtəli vergüldür.
Barkod və SKU-nu mətn kimi saxlayın. 000000910001 barkodunun əvvəlindəki sıfırlar itməməlidir. Başlıqları özbaşına yer dəyişərək sıralamayın: import dəyərləri sütun mövqeyinə görə oxuyur. Məhsul adı boş olmamalı, satış qiyməti sıfırdan böyük olmalıdır.
3. Yeni məhsul ilə yenilənən məhsulu ayırın
Mövcud SKU üçün yeniləmə seçilməzsə, həmin sətir xəta kimi göstərilir. Yeniləmə seçilərsə, məhsul məlumatları yenilənir. Bu əməliyyat CSV-dəki qalığı mövcud məhsulun qalığına yenidən yazmır. Qalıq yalnız yeni məhsul yaradılan zaman seçilmiş anbarda başlanğıc kimi əlavə olunur.
Bu fərq təkrar fayl yükləyəndə vacibdir. Sətirdə 10 qalıq olması hər yeniləmədə daha 10 ədəd əlavə edildiyi demək deyil. Mövcud qalıq düzəlişi üçün inventarizasiya və aid anbar əməliyyatını istifadə edin.
4. Nəticəni sətir və anbar üzrə yoxlayın
Import faylının bəzi sətirləri uğurlu, bəziləri səhv ola bilər. “Yaradıldı”, “yeniləndi” və “səhv” saylarını ayrı oxuyun. Səhv sətir düzəldiləndə artıq yaranmış məhsulu təsadüfən başqa SKU ilə təkrarlamayın.
Nümunə faylda A məhsulu 10, B məhsulu 20 qalıqla verilir. Boş sınaq bazasında ilk importdan sonra seçilən anbarda həmin miqdarları yoxlayın. Qiymətlər satış təklifi deyil; yalnız importu sınamaq üçündür. Bir barkodu kassada yazıb doğru məhsulun seçildiyini də yoxlayın.
5. Borcları ayrıca üzləşdirin
Hər müştəri üçün açılış tarixi, təsdiqlənmiş borc, əvvəlcədən alınan ödəniş və açıq mübahisəli məbləğ fərqləndirilməlidir. Təkcə ümumi borc cəminin uyğun gəlməsi kifayət deyil: eyni müştəriyə iki kart açılması fərdi balansları səhv göstərə bilər. Köhnə sənədlərin harada saxlanacağını keçid planında qeyd edin.
6. Keçid gününü planlaşdırın
Son ixracın saatını və yeni proqramda ilk satışın vaxtını yazın. Bu aralıqda edilən əməliyyatların hansı sistemə daxil ediləcəyini müəyyənləşdirin. Paralel iş zamanı eyni satışın hər iki uçotun yekununa iki dəfə daxil olmasına yol verməyin.
Keçidi məhsul sayı, SKU/barkod nümunələri, anbar qalıqları və təsdiqlənmiş açılış borcları uyğun gələndə qəbul edin. Uyğunsuzluq varsa səbəbi həll etmədən ilkin faylı və köhnə bazanı silməyin.
Növbəti addım
Excel və kassa proqramının müqayisəsinə, anbar uçotu sınağına və məlumat köçürülməsi üçün təklif formasına keçin. Təklifdə məhsul/anbar sayı, fayl formatı və borcların ayrıca köçürülməsi ehtiyacını göstərin.