İnventarizasiya çoxlarında qorxu yaradır: mağaza bağlanır, işçilər gecə saat 2-yə qədər sayır, səhər isə fərqin haradan gəldiyi tapılmır. Halbuki düzgün qurulmuş sayım mağazanı bağlamadan da aparıla bilər.
Addım 1 — Hazırlıq
- Bütün mal qəbulları sənədləşdirilib bitirilməlidir (yolda olan mal qalmasın)
- Zay və qaytarmalar sistemə yazılmalıdır
- Sayım vaxtı seçilir: adətən günün sonu və ya satış az olan saatlar
Addım 2 — Sahəni bölün
Bütün mağazanı bir gecədə saymaq əvəzinə rəflərə və ya kateqoriyalara bölün. Hər həftə bir bölmə sayılırsa, il ərzində hər şey bir neçə dəfə yoxlanılır və fərqlər kiçik qalır. Buna «dövri sayım» deyilir və praktikada ən effektiv metoddur.
Addım 3 — Barkodla sayın
Kağıza yazıb sonra kompüterə köçürmək iki dəfə səhv deməkdir. Barkod skaneri ilə birbaşa sayım sənədinə daxil edin: skan et, miqdarı yaz, növbətiyə keç.
Addım 4 — Fərqi analiz edin
Sistem sayı ilə fiziki sayı yan-yana müqayisə olunur. Fərq üç kateqoriyaya bölünür:
- Çatışmazlıq — oğurluq, sənədsiz zay, səhv satış
- Artıqlıq — qəbul edilməmiş mal, səhv barkod, oxşar məhsulların qarışdırılması
- Sıfır fərq — hədəf budur
Addım 5 — Səbəbi yazın, sonra düzəldin
Ən çox buraxılan səhv: fərqi sadəcə «düzəltmək». Səbəb yazılmasa, növbəti sayımda eyni fərq təkrarlanır. Hər düzəlişin səbəbi qeyd olunmalıdır — sistemdə bu düzəliş sənədi kimi saxlanılır və sonradan dəyişdirilə bilmir.
Nə qədər fərq normaldır?
Ərzaq marketində dövriyyənin 0.5–1%-i həddində fərq adi haldır. 3%-dən yuxarı fərq isə sistemli problem deməkdir: ya uçot düzgün aparılmır, ya da itki var.
Sayımdan sonra
Düzəliş sənədi anbar qalığını yeniləyir, maya dəyəri qorunur, hesabatlar isə real vəziyyəti göstərir. Növbəti sayıma qədər eyni intizamı saxlamaq kifayətdir.